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agent/agente de soutien administratif

Appellation affichée sur CareerBeacon - Soutien administratif du Programme extra-mural

Publiée le 20 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur New Brunswick Extra-Mural (EMP)-Programme extra-mural (PEM) du Nouveau-Brunswick

Renseignements sur l’emploi

CarrièresSoutien administratif du Programme extra-muralNuméro de concours EM24437, Poste temporaire à plein temps, Saint John Date de clôture : janvier 1, 2025 Appliquer maintenant NUMÉRO DE CONCOURSEM24437CLASSIFICATION Soutien administratif du Programme extra-muralTITRE DU POSTESoutien administratif du Programme extra-muralCODE DE CLASSIFICATION 1020UNITÉ DE NÉGOCIATIONSCFPEMPLACEMENT DE L'UNITÉSaint JohnSTATUTPoste temporaire à plein tempsÉQUIVALENT À TEMPS PLEIN 1,0HEURES DE TRAVAILDe 8 h à 16 h, du lundi au vendredi. L'horaire peut changer en fonction des besoins opérationnels.DATE DE DÉBUT PRÉVUEDès que possibleDATE DE FIN PRÉVUESans objetÉCHELLE SALARIALEConformément à la convention collective EXIGENCES LINGUISTIQUESLa connaissance de l'anglais parlé et écrit est nécessaireDATE DE CLÔTURELe 1 janvier 2025SOMMAIRE DE L'EMPLOILe soutien administratif du Programme extra-mural offre des services de soutien administratif à l'unité du PEM. Les fonctions du poste sont les suivantes, sans s'y limiter : Inscription et admission Réaliser des tâches de réceptionniste comme répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, prendre et transmettre les messages, filtrer les appels, identifier les problèmes et les acheminer au personnel approprié, ainsi que fournir les renseignements demandés.Traiter les demandes d'aiguillage et consigner les ordonnances des médecins. Traiter les admissions, les transferts, les inscriptions et les congés de patients.Monter, démonter et maintenir les dossiers, ainsi que soumettre les rapports. Entretien du parc automobile Coordonner l'entretien des véhicules du parc, notamment les réparations, les nettoyages et les inspections annuelles.Veiller à l'attribution des véhicules aux employés et conserver toute la documentation relative aux véhicules.Soutien administratif Créer et dactylographier divers documents (p. ex., rapports, lettres, formulaires et tableaux).Réaliser des tâches générales de bureau (p. ex., photocopies, télécopies, classement et traitement du courrier). Maintenir l'inventaire de l'équipement ainsi que des fournitures médicales et de bureau.Compiler les statistiques et produire des rapports relativement aux admissions, aux visites quotidiennes, aux congés, aux déplacements et à la formation, par exemple.Saisir l'information relative à la paye, maintenir les feuilles de temps des employés et organiser le remplacement des employés s'absentant à cours préavis (vacances, maladies, congés fériés). Vérifier les codes et soumettre les factures aux fins de paiement. Gérer la petite caisse.Organiser des réunions, ainsi que rédiger, dactylographier et distribuer les procès-verbaux. Organiser les déplacements et soumettre les demandes de remboursement des dépenses.Mettre à jour les manuels de politiques et de procédures. S'assurer que les contenants pour objets pointus et tranchants sont bien fermés et les envoyer à l'endroit approprié. Maintenir l'inventaire de l'équipement médical, étiqueter le nouvel équipement, s'assurer que l'équipement est nettoyé et bien entretenu, ainsi que réaliser un suivi auprès des fournisseurs (p. ex., la Croix-Rouge). QUALITÉS REQUISES ET AUTRES EXIGENCES DU POSTE Posséder un diplôme d'études secondaires ainsi qu'un certificat d'un programme de soutien administratif d'une durée supérieure à un an et jusqu'à deux ans, dans le cadre duquel des cours de terminologie/transcription médicale sont offerts; Compter au moins une année d'expérience de travail antérieure; Avoir une connaissance reconnue et éprouvée de tout ce qui suit : applications Microsoft (niveau débutant) - Word, Excel, Outlook et PowerPoint - dactylographie, terminologie médicale et saisie de données;Avoir un dossier criminel vierge et soumettre une vérification des antécédents judiciaires valide;Être capable de travailler efficacement en équipe, faire preuve d'entregent et de bon jugement, ainsi que prendre de bonnes décisions;Être capable de travailler tous les quarts assignés et maintenir une présenc