adjoint administratif/adjointe administrative

Milieu de travail

• Frais de déménagement non payés par l'employeur
• Disposé à déménager
• Cabinet d'avocats

Budget géré

• 0 - 100 000 $
• 500 001 $ - 1 500 000 $

Responsabilités

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Coordonner le flux de renseignements au sein de l’équipe
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Motiver le personnel
• Ouvrir et distribuer le courrier et d’autres documents
• Planifier et assurer le contrôle financier du budget et des dépenses
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Établir et mettre en oeuvre des politiques et des procédures
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Voir à la classification et à l'évaluation des postes
• Planifier, élaborer et mettre en oeuvre des stratégies de recrutement
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Voir à l'élaboration d'une stratégie de communication
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Conseiller la haute gestion
• Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes
• Assurer la liaison entre la gestion, des représentants syndicaux et des consultants en rh
• Négocier des conventions collectives au nom des employeurs ou des employés
• Superviser l'administration de la paye
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer des recherches
• Fournir le service à la clientèle
• Travailler avec le département de marketing pour comprendre et communiquer des messages de marketing sur le terrain
• Entretenir et gérer des bases de données numérales
• Entraînement
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi
• Évaluer les environnements de travail, les programmes et les procédures afin de contrôler, d’éliminer et de prévenir les maladies et les blessures
• Attribuer, coordonner et réviser des projets et des programmes
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières

Fonctions et activités des superviseurs

• Équipes de travail

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• Microsoft Publisher
• Microsoft Visio
• Dictaphone
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Adobe Photoshop
• Logiciel de base de données
• MS Project
• Média sociaux
• Logiciel de comptabilité
• MS Access
• MS Office
• Quick Books
• Simple Comptable
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• LinkedIn
• WordPerfect
• Courrier électronique

Terminologie technique

• Juridique
• Médicale
• Génie
• Scientifique
• Financière
• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Achat, acquisition et contrats
• Immigration
• Ressources humaines
• Tourisme

Spécialisation ou expérience

• Engagement des employés

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Contrats
• Statistiques
• États financiers
• Factures
• Gestion de projets
• Gestion de processus opérationnels
• Comptabilité

Renseignements supplémentaires

Information de transport et de voyage

• Disposé à voyager à l'occasion
• Frais de déplacements non payés par l'employeur

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Tâches répétitives
• Volume de cas élevé
• Volume de travail élevé
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Responsabilisation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement