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coordonnateur/coordonnatrice des services administratifs

Appellation affichée sur Jobillico - Coordonnateur Coordonnatrice services-conseils

Publiée le 26 novembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Tink

Renseignements sur l’emploi

Ce que nous recherchons : Nous sommes à la recherche d'une personne occupant le rôle de coordination services-conseils qui jouera un rôle central dans le succès de l?équipe en assurant un soutien clé pour la coordination des initiatives, la mise à jour des outils et du matériel, ainsi que l?exécution efficace des tâches administratives connexes. Ce rôle a pour objectif principal de permettre aux membres de l?équipe services-conseils de se concentrer pleinement sur le développement des affaires et la gestion stratégique des clients, en les déchargeant des activités administratives et organisationnelles. Grâce à une collaboration proactive, la personne en poste garantit que l?ensemble des documents, fiches, et gabarits utilisés par l?équipe sont à jour et alignés avec les standards de qualité de Tink. Vous jouerez un rôle clé dans l?optimisation des processus, l?amélioration de l?efficacité opérationnelle et le maintien de relations solides avec les clients et partenaires, tout en contribuant à renforcer l?impact et la performance de l?équipe. Tâches et responsabilités du poste : <ul><li>Planifier, organiser et suivre les réunions internes et externes, incluant la logistique (réservations, équipements, supports). </li><li>Coordonner les agendas des membres de la direction services-conseils et organiser les déplacements au besoin. </li><li>Gérer un calendrier d?événements et éditorial au niveau du développement des affaires, des réalisations et des communications. </li><li>Gérer les courriels, les appels et les communications en lien avec les demandes de devis et autres requêtes des clients. </li><li>Tenir à jour les informations dans le CRM, incluant le suivi des leads, des opportunités et des rapports d?activités. </li><li>Coordonner les activités de prospection, propositions commerciales et participer aux appels d?offres, en appuyant les directeurs services-conseils. </li><li>Garantir la qualité et la cohérence des livrables en effectuant des révisions et validations avant envoi aux clients. </li><li>Mettre à jour les outils, le guide d?opération et les gabarits de ventes, les réalisations et visuels liés aux offres de services et les fiches de réalisation. </li><li>Assurer la coordination de petits projets internes au développement des affaires tels que des campagnes médias, vidéos, ou concours, en collaboration avec les équipes internes. </li><li>Contribuer à l?amélioration continue des processus internes, notamment en optimisant les flux de travail liés aux livrables et aux propositions commerciales. </li><li>Classer et archiver les documents relatifs aux ventes et aux clients, assurant ainsi un accès facile aux informations clés. </li><li>Préparer les allocations de dépense. </li><li>Faire les ajustements de temps et transferts entre les projets. </li><li>Préparer des communications internes. </li><li>Planifier et coordonner des événements internes et externes (formations, réseautage, lancements), en collaboration avec les parties prenantes et en respectant les budgets établis. </li><li>Gérer la logistique, incluant les choix de lieux, la gestion des invitations, et les suivis avec les fournisseurs. </li></ul> Qualifications et caractéristiques requisesPour réussir dans ce rôle, tu devras avoir : <ul><li>1 à 3 ans d?expérience dans un rôle similaire, idéalement en milieu d?agence ou dans une équipe de ventes. Excellentes aptitudes en organisation, gestion du temps et priorisation des tâches. </li><li>Habileté à rédiger et à réviser des documents clairs et engageants. </li><li>Maîtrise des outils collaboratifs et de mission (Microsoft