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administrateur/administratrice de bureau
Appellation affichée sur Québec emploi - Technicien en administration - secrétaire de direction
Publiée le 24 octobre 2024 par Renseignements sur l’employeur CHU DE QUEBEC - UNIVERSITE LAVAL
Renseignements sur l’emploi
Remplacement de 1 an avec possibilité de prolongation.Sous l?autorité immédiate du directeur ou de la directrice adjointe de la direction des soins critiques (DSC), la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l?ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat. Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.Responsabilités spécifiques :? Assiste le directeur ou la directrice adjointe dans l?exercice de ses fonctions, notamment en coordonnant divers mécanismes de communications avec les instances internes et autres partenaires externes;? Répond selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres;? Assume la planification et l?organisation d?agenda du directeur ou de la directrice adjointe, tel que gestion des appels, du courrier, des courriels et de l?agenda, préparation de documents pré-rencontre, préparation et envoi de lettres et courriers, transcription de compte-rendu et d?ordres du jour de comités.? Signale les éléments de courrier, courriel, ou appels à caractère important et/ou urgent.? Planifie les rencontres de divers comités, assure la logistique de diverses réunions : valide disponibilité des participants et convoque ceux-ci à différentes réunions, réserve les salles, l?équipement, prépare les dossiers nécessaires et/ou documents audiovisuels ;? Gère l?ensemble des documents, information et différents partages, selon le plan de classification défini. Assure l?épuration périodique des dossiers;? Transcris, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l'aide d'outils informatiques variés;? Gère les accès informatiques et assure le suivi des comptes de dépenses en s'assurant d'avoir les documents requis;? Collabore à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions;? Assure le suivi du calendrier des vacances annuelles et sa transcription dans Logibec en collaboration avec le supérieur immédiat;? Représente une référence pour les autres collaboratrices de la direction pour l?ensemble des tâches administratives et logistiques;? Participe et coordonne divers mandats et dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction;? Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.Exigences :DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautiqueOUDEC ou AEC ou formation universitaire et un (1) an d'expérience récente et pertinente à la fonction et réussite obligatoire des examens suivants : Français avancé, Word intermédiairePour postuler: https://chuq.cvmanager.com/cvm5/displaydetail.aspx?tn=jobs&mode=view&recid=4081&lang=f&Region=qc&tp1=jobdetail&preview=yes- EmplacementQuébec, QC
- Renseignements sur le lieu de travail Sur place
- Salaire26,38 $HOUR de l’heure / 35 heures par semaine
- Conditions d’emploi Durée fixe ou contratTemps plein
- Date prévue de début: 2024-10-24
- postes vacants 1 poste vacant
- Source Québec emploi #465930
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- Date de modification :